Drei Fragen vor jedem KI-Tool im Team
Mitarbeiter testen KI-Werkzeuge schneller, als IT-Abteilungen Richtlinien schreiben. Das ist normal und auch gewollt, gute Werkzeuge sollen genutzt werden. Aber bevor ein Tool produktiv im Arbeitsalltag landet, lohnen sich drei Fragen. Sie reichen, um die meisten Probleme zu vermeiden.
1. Welcher Account-Typ wird genutzt?
Ein privater Account auf einem KI-Tool fällt unter die Verbraucher-AGB des Anbieters. Diese sehen oft vor, dass Eingaben für das Training der Modelle genutzt werden dürfen. Ein Business- oder Enterprise-Account dagegen kommt typischerweise mit einem Verarbeitungsvertrag, in dem genau das ausgeschlossen ist.
Der Unterschied ist nicht kosmetisch. Er entscheidet, ob euer Kundentext Teil des nächsten Modells wird oder nicht.
Wenn die Antwort lautet “ich nutze meinen privaten Account”, ist das für die meisten geschäftlichen Inhalte nicht zulässig.
2. Welche Daten gehen ins Tool?
Es gibt drei Kategorien. Allgemeine Texte ohne Personenbezug (Marketing-Texte, allgemeine Recherche, Dokumentations-Entwürfe) sind in den meisten Fällen unkritisch. Interne Geschäftsdaten ohne Personenbezug (Strategie-Dokumente, Code, Konzepte) sind grenzwertig und brauchen einen Account mit AVV. Personenbezogene Daten (Kundennamen, Mitarbeiterdaten, medizinische Inhalte) brauchen entweder einen ausdrücklich für diese Daten zugelassenen Anbieter oder ein selbst gehostetes Modell.
Wer das pauschal nicht klärt, riskiert einen Datenschutz-Verstoß, der sich rückwirkend kaum heilen lässt.
3. Liegt eine schriftliche Freigabe vor?
Auch wenn Account-Typ und Daten-Kategorie passen, muss jemand die Freigabe verantworten. In den meisten Mittelstandsunternehmen ist das der Datenschutzbeauftragte, in kleineren die Geschäftsführung selbst.
Eine schriftliche Liste der freigegebenen Tools mit klaren Bedingungen schafft Sicherheit für alle Beteiligten. Was nicht auf der Liste steht, wird nicht genutzt. Was darauf steht, ist abgesichert.
Was diese drei Fragen leisten
Sie sind keine Hürde, sondern eine Klärung. Drei Antworten, dann ist klar, ob ein Tool genutzt werden darf. Wer sich diese Klärung erspart, lebt mit Restrisiko, das niemand bewusst angenommen hat.
Fazit
Drei Fragen, einmal beantwortet, gelten für eure gesamte KI-Nutzung. Das ist kein Bürokratie-Aufschlag, sondern eine vernünftige Grundlage. Wer überlegt, wie das im eigenen Unternehmen aussehen kann, kann mich ansprechen.