Was passiert in eurer Firma, wenn der Server morgen früh nicht mehr startet?
Stellt euch vor, ihr kommt am Montagmorgen ins Büro und der zentrale Server startet nicht mehr. Kein Zugriff auf Daten, keine laufenden Anwendungen, kein E-Mail-Archiv.
Wer weiß als erstes Bescheid? Wer ruft wen an? Wer entscheidet, ob der externe Dienstleister kommt? Wo liegt die Kontaktnummer? Wie lange kann das Unternehmen ohne diese Systeme arbeiten? Gibt es ein Backup, und weiß jemand, wie man es zurückspielt?
Wenn auf diese Fragen keine schnellen Antworten kommen, ist das normal. Und es ist ein Problem.
Warum ein Notfallplan selten existiert
Ein IT-Notfallplan ist eine Investition, die sich nur auszahlt, wenn etwas schiefgeht. Solange nichts schiefgeht, sieht er aus wie verlorene Zeit. Das ist das Denkmodell, das ihn verhindert.
Das gleiche Denkmodell verhindert Backup-Tests, Sicherheits-Audits und dokumentierte Passwörter. Alle drei sparen im Ernstfall Stunden oder Tage. Alle drei werden meistens aufgeschoben, bis der Ernstfall eintritt.
Im IT-Bereich kommt hinzu, dass das Wissen über Systeme oft bei einzelnen Personen liegt. Der Admin kennt die Zugänge. Die Buchhalterin weiß, wie das ERP-System neu gestartet wird. Der Geschäftsführer weiß nicht, ob das überhaupt dokumentiert ist. In einem Ausfall ist diese Wissensverteilung entscheidend, und meistens ist sie es auf die schlechte Art.
Was ein brauchbarer Notfallplan enthält
Kein Roman. Eine dokumentierte Antwort auf vier Fragen reicht für den Anfang:
- Wer ist intern verantwortlich, wenn ein IT-System ausfällt?
- Wer ist extern erreichbar, mit Telefonnummer und Eskalationsweg?
- Wo liegen Zugänge, Lizenzinformationen und Backup-Standorte? Auf Papier, nicht nur im System.
- Welche Prozesse sind systemkritisch, und in welcher Reihenfolge müssen sie wiederhergestellt werden?
Vier Seiten, die jemand aus der Geschäftsführung lesen und verstehen kann, sind mehr wert als ein hundert Seiten IT-Konzept, das niemand kennt.
Wann ist der richtige Zeitpunkt
Ein Ausfall ist nicht der richtige Zeitpunkt, das herauszufinden. Der richtige Zeitpunkt ist jetzt, ruhig, ohne Druck.
Der Aufwand ist überschaubar. Eine halbe Tagessitzung mit dem internen oder externen IT-Verantwortlichen reicht, um die Grundstruktur zu erarbeiten. Was fehlt, ist meistens nicht die Zeit, sondern der Anlass.
Fazit
Wer in seiner Firma keinen Notfallplan hat, hat keine ungewöhnliche Lücke. Er hat die häufigste Lücke überhaupt. Und wer wissen möchte, wie so ein Plan für seinen Betrieb konkret aussehen könnte, dem helfe ich, den richtigen Rahmen zu finden.