KI im Unternehmen einsetzen, ohne zu wissen, was damit passiert, ist keine Digitalstrategie.

In fast jedem Mittelstandsunternehmen, das ich in den letzten zwei Jahren kenne, gibt es Mitarbeiter, die KI-Tools nutzen. Texte schreiben, Mails formulieren, Protokolle zusammenfassen, Code erzeugen, Präsentationen aufbereiten.

Meistens weiß die Geschäftsführung, dass das passiert. Meistens gibt es dazu keine Regelung. Und meistens weiß niemand genau, welche Daten dabei an welche Anbieter übertragen werden.

Was bei der Nutzung von KI-Tools tatsächlich passiert

Wenn ein Mitarbeiter einen Kunden-Text in ein KI-Tool eingibt, verlässt dieser Text das Unternehmen. Er wird an die Server des Anbieters übertragen, dort verarbeitet und in manchen Fällen für das weitere Training der Modelle genutzt.

Das bedeutet nicht automatisch, dass etwas schiefgeht. Die meisten kommerziellen KI-Anbieter haben Verarbeitungsverträge, Datenschutzoptionen und Business-Konditionen, bei denen die Nutzung von Eingaben für Training ausgeschlossen ist. Aber diese Bedingungen gelten nur, wenn jemand den entsprechenden Account bucht und die Einstellungen korrekt konfiguriert.

Wenn Mitarbeiter private Accounts oder Gratis-Varianten nutzen, gelten oft andere Bedingungen. Und ob diese Konditionen mit dem Datenschutzrecht oder mit internen Vertraulichkeitsanforderungen vereinbar sind, hat in den meisten Fällen niemand geprüft.

Warum das kein Horrorszenario ist, aber ein Regelungsbedarf

Das Ziel ist nicht, KI-Tools aus dem Unternehmen zu verbannen. Das wäre wirklichkeitsfremd. Wer gute Werkzeuge hat und nutzt, arbeitet schneller. Das ist ein realer Vorteil.

Das Ziel ist eine bewusste Entscheidung darüber, welche Tools unter welchen Bedingungen genutzt werden. Welche Anbieter sind für geschäftliche Nutzung zugelassen? Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nicht? Welchen Account-Typ buchen wir, damit die Verarbeitungsbedingungen stimmen?

Das ist keine komplizierte Richtlinie. Das ist eine Seite, die geklärt und kommuniziert wird. Einmal. Dann läuft es.

Was sich sonst noch klärt

Wer diese Fragen stellt, stößt meistens auf eine weitere: Welche KI-Tools werden überhaupt genutzt? Die Antwort ist oft überraschend. Nicht weil jemand etwas verborgen hätte, sondern weil die Tools über Monate gewachsen sind und niemand einen Überblick hatte. Das klingt bekannt: Schatten-IT in neuer Form.

Fazit

KI-Tools werden in eurem Unternehmen genutzt, ob geregelt oder nicht. Der Unterschied ist, ob ihr davon wisst und eine brauchbare Grundlage habt, die Nutzung sinnvoll zu gestalten. Wer dabei Unterstützung braucht, kann sich gerne bei mir melden.