Wer kennt eigentlich alle Tools, mit denen bei euch gearbeitet wird?

Fragt einmal rum im Unternehmen. Nicht die IT, sondern die Fachbereiche. Welche Tools nutzt ihr wirklich, jeden Tag, für eure Arbeit?

Die Liste wird länger als gedacht. Trello im Marketing, Notion im Vertrieb, Figma im Design, ein paar Zapier-Accounts, die niemand kennt, eine Slack-Instanz, eine zweite Slack-Instanz daneben, private Google-Docs, in denen Kundenlisten liegen. Alles produktiv, alles sinnvoll, alles gewachsen.

Das ist Schatten-IT. Und in den meisten Mittelständlern ist sie größer als die offizielle IT.

Warum das ein Problem ist, auch wenn alles läuft

Schatten-IT entsteht nicht aus böser Absicht. Sie entsteht, weil Mitarbeiter Dinge erledigen wollen und die offizielle Software das nicht schnell genug kann. Jemand testet ein Tool, es funktioniert, andere im Team legen Accounts an. Zwei Jahre später hängen wichtige Arbeitsabläufe daran, ohne dass es dazu je eine Entscheidung gegeben hätte.

Das Risiko ist nicht, dass die Tools schlecht sind. Das Risiko ist, dass niemand weiß, wo die Daten liegen, wer die Rechnung zahlt, wer die Passwörter kennt, und was passiert, wenn der Kollege kündigt, der das Ganze eingerichtet hat.

Es ist Inselwissen in SaaS-Form, verteilt über ein Dutzend Anbieter und ein Dutzend Köpfe.

Dazu kommen die stillen Kosten. Firmen-Kreditkarten mit monatlichen Abos, von denen niemand mehr weiß, wofür sie laufen. Lizenzen für Mitarbeiter, die längst gegangen sind. Verträge, die sich stillschweigend verlängern, weil niemand die Mails dazu liest. Und Kundendaten, die in Tools liegen, die in keinem Verzeichnis eurer Verarbeitungstätigkeiten stehen.

Was ihr stattdessen tun könnt

Schatten-IT bekämpft man nicht, man macht sie sichtbar. Drei Schritte reichen für den Anfang:

• Eine Inventarliste aller Tools, die im Unternehmen genutzt werden, unabhängig davon, wer sie bezahlt. Eine halbe Stunde Gespräch pro Abteilung reicht für einen brauchbaren Start.
• Für jedes Tool drei Angaben: welcher Geschäftsprozess hängt daran, wer ist fachlich verantwortlich, wer hat den Admin-Zugang.
• Eine einfache Regel: neue Tools werden kurz gemeldet, nicht genehmigt. Kein Bremsklotz, nur Sichtbarkeit.

Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Übersicht. Wer weiß, was er hat, kann entscheiden. Wer es nicht weiß, wird vom ersten ausgeschiedenen Mitarbeiter überrascht.

Fazit

Schatten-IT ist kein Fehlverhalten der Mitarbeiter. Sie ist ein Zeichen dafür, dass die offizielle IT irgendwo nicht mitgekommen ist. Das Heilmittel ist nicht mehr Verbot, sondern mehr Licht.

Die Inventur selbst könnt ihr im Haus machen, dafür braucht es niemanden von außen. Schwieriger ist die Frage danach: was bleibt, was fliegt, und wie bindet ihr die Tools, die bleiben, über Schnittstellen so in eure bestehenden Abläufe ein, dass aus Schatten-IT wieder gemeinsame IT wird und kein neues Inselwissen entsteht. Darüber können wir gern reden.